Khi bạn lập ra những danh sách việc cần làm, tạo thời gian biểu, đặt lịch hẹn, v.v…, nhiều khả năng là bạn đang lãng phí phần lớn thời gian của mình.
Hoá ra, một định luật Toán học, gọi là Quy luật Pareto, nói rằng (trong phần lớn trường hợp) 80% các kết quả đến từ 20% các nguyên nhân.
Quy luật Pareto đúng với phần lớn các nỗ lực trong công việc. Phần lớn mọi người đạt được 80% thành quả của họ từ 20% nỗ lực họ bỏ ra. Nếu bạn nghĩ thật kỹ về điều đó, điều này có đúng với bạn không? Nó đúng đối với tôi.
Nghĩ lại về danh sách “việc cần làm”
Thật không may, phần lớn việc quản lý thời gian bao gồm những danh sách “việc cần làm”, thứ mà 20% công việc thực sự quan trọng của bạn ngang bằng với số 80% việc không quan trọng còn lại. Có một danh sách dài những việc cần làm buộc bạn phải lãng phí thời gian vào những việc mà không thực sự có ý nghĩa.
Điều này đúng kể cả khi bạn cố gắng ưu tiên những việc quan trọng. Rất nhiều việc quan trọng tốn công sức đến nỗi, về dài hạn, chúng không đáng để làm.
Vậy đây là cách mà Quy luật Pareto giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Khi bạn lập một danh sách “việc cần làm,” lên ưu tiên cho mỗi việc theo công sức mà bạn phải bỏ ra (từ 1 đến 10, với 1 tượng trưng cho “ít công sức nhất”) và theo thành quả có thể đạt được (1 đến 10, với 10 tượng trưng cho “nhiều lợi ích nhất”).
Viết ra một bảng xếp hạng mới
Bây giờ, hãy chia điểm Thành quả cho điểm Công sức phải bỏ ra để tìm ra xếp hạng “ưu tiên” của mỗi việc. Hãy làm việc có xếp hạng “ưu tiên” thấp nhất. Dưới đây là một ví dụ đơn giản
Bạn thấy xếp hạng ưu tiên mới rồi chứ? Bạn nên làm việc 3 đầu tiên, sau đó đến việc 2, rồi cuối cùng mới đến việc 1 (nếu bạn còn muốn làm).
Phương pháp đơn giản này đảm bảo rằng 20% công sức thực sự đem đến kết quả luôn luôn phải được thực hiện trước. 80% công sức không thực sự có ý nghĩa sẽ tự động bị trì hoãn, và có thể mãi mãi chỉ ở trên lịch.
Tôi biết điều này nghe rất đơn giản, và có thể là quá đơn giản. Tuy nhiên, tôi có thể nói với bạn từ kinh nghiệm của tôi, rằng chưa có một bí quyết gì — thực sự là chưa từng có — giúp tôi làm việc năng suất hơn ngoài cách ưu tiên công việc này cả.
Hoá ra, một định luật Toán học, gọi là Quy luật Pareto, nói rằng (trong phần lớn trường hợp) 80% các kết quả đến từ 20% các nguyên nhân.
Nghĩ lại về danh sách “việc cần làm”
Thật không may, phần lớn việc quản lý thời gian bao gồm những danh sách “việc cần làm”, thứ mà 20% công việc thực sự quan trọng của bạn ngang bằng với số 80% việc không quan trọng còn lại. Có một danh sách dài những việc cần làm buộc bạn phải lãng phí thời gian vào những việc mà không thực sự có ý nghĩa.
Điều này đúng kể cả khi bạn cố gắng ưu tiên những việc quan trọng. Rất nhiều việc quan trọng tốn công sức đến nỗi, về dài hạn, chúng không đáng để làm.
Vậy đây là cách mà Quy luật Pareto giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Khi bạn lập một danh sách “việc cần làm,” lên ưu tiên cho mỗi việc theo công sức mà bạn phải bỏ ra (từ 1 đến 10, với 1 tượng trưng cho “ít công sức nhất”) và theo thành quả có thể đạt được (1 đến 10, với 10 tượng trưng cho “nhiều lợi ích nhất”).
Viết ra một bảng xếp hạng mới
Bây giờ, hãy chia điểm Thành quả cho điểm Công sức phải bỏ ra để tìm ra xếp hạng “ưu tiên” của mỗi việc. Hãy làm việc có xếp hạng “ưu tiên” thấp nhất. Dưới đây là một ví dụ đơn giản
- Việc 1: Viết báo cáo trên đường đi dự họp.
Công sức = 10, Thành quả = 2, Ưu tiên = 5
- Việc 2: Chuẩn bị bài thuyết trình về marketing.
Công sức = 4, Thành quả = 4, Ưu tiên = 1
- Việc 3: Gọi điện cho khách hàng để đặt lịch hẹn.
Công sức = 1, Thành quả = 10, Ưu tiên = 0,1
Bạn thấy xếp hạng ưu tiên mới rồi chứ? Bạn nên làm việc 3 đầu tiên, sau đó đến việc 2, rồi cuối cùng mới đến việc 1 (nếu bạn còn muốn làm).
Phương pháp đơn giản này đảm bảo rằng 20% công sức thực sự đem đến kết quả luôn luôn phải được thực hiện trước. 80% công sức không thực sự có ý nghĩa sẽ tự động bị trì hoãn, và có thể mãi mãi chỉ ở trên lịch.
Tôi biết điều này nghe rất đơn giản, và có thể là quá đơn giản. Tuy nhiên, tôi có thể nói với bạn từ kinh nghiệm của tôi, rằng chưa có một bí quyết gì — thực sự là chưa từng có — giúp tôi làm việc năng suất hơn ngoài cách ưu tiên công việc này cả.
